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O processo de negociação envolve basicamente 5 etapas: Reconhecimento, contato inicial, preparação, construção da solução e fechamento.

A primeira etapa é o reconhecimento. Nesta etapa você deve buscar informações sobre a pessoa ou empresa com quem você negociará. Segmento, clientes, fornecedores, histórico, participação no mercado, certificações, enfim, todas as informações que poderão contribuir para que você identifique um perfil para que realize a melhor abordagem.

A segunda etapa é o contato inicial. Nesta etapa o negociador estará identificando os possíveis problemas e oportunidades existentes. Muitas vezes é o primeiro contato formal e momento este onde deverá então obter a confiança de seu "oponente".

Na etapa da preparação (terceira etapa) é onde o negociador deverá identificar as reais necessidades e interesses de seu cliente e estabelecer assim seus limites mínimos e máximos para serem praticados durante a negociação. É muito importante estabelecer estes limites para que se possa dar um direcionamento para a negociação e estudar possíveis concessões que sejam necessárias.

Na quarta etapa, a construção da solução o negociador deverá apresentar a solução que venha de encontro com os interesses da outra parte, desenvolvendo assim uma proposta transparente, justa para ambos os lados e esclarecendo quaisquer dúvidas existentes. Agregar valor através de soluções intangíveis (segurança, status, realização, etc) poderá contribuir para o sucesso da negociação.

A quinta etapa, e tão esperada, é o fechamento. Nesta etapa o negociador deve gerenciar todas as objeções ou eventuais inseguranças existentes a fim de clarificar o que fora acordado até o momento e manter assim um clima de satisfação e harmonia, evitando arrependimentos futuros. É necessário que ambas as partes percebam o resultado de uma negociação ganha-ganha. Caso não esteja clara esta percepção ou ao contrário, está clara apenas situação de desvantagem, é viável adiar a decisão, utilizar de recessos para repensar as estratégias e renegociar as condições.

Ao finalizar cada negociação, reveja como foi o andamento delas e identifique necessidades de melhoria que possam contribuir para que tenha maior facilidade que na negociação anterior. Aceitar que pode se tornar um negociador melhor através da correção de algumas falhas é imprescindível para ser um profissional de sucesso. O aprendizado deve ser constante.

Seguem algumas dicas para contribuir sua preparação para a negociação:

1. Identifique o estilo de personalidade e comportamento da pessoa com quem estará negociando. Desta forma poderá se adequar a este estilo de perfil e criar uma identificação com a outra parte.

2. Evite atitudes negativas e de competição pura. Busque obter a cooperação pois ela levará ao resultado ganha-ganha, enquanto atitudes negativas garantirão apenas o ganha-perde.

3. Inicie a negociação sempre que possível com perguntas abertas. Isto facilitará a obtenção de informações preciosas que muitas vezes são disponibilizadas nas "entrelinhas".

4. Se não compreendeu a pergunta, não responda. Sinta-se a vontade em solicitar para repetirem a pergunta. Assim é possível evitar o risco de informar o que não era necessário naquele momento.

5. Não tenha medo de parecer despreparado ou ignorante sobre o assunto. Ele pode pensar isto, mas fará parte de sua estratégia.